HubSpot
Herken de beller voordat hij zijn naam noemt
De nuttige helft van een HubSpot-koppeling is niet het vastleggen van het gesprek achteraf. Het is het opzoeken in de eerste seconde, zodat de agent begint met de juiste context in plaats van te vragen wie er belt en waarom.
Kosten per opzoeking
1 zoekopdracht
Zoekplafond
5 / seconde, per account
Schrijven
Na het gesprek
Wat er gevraagd wordt
Vier taken, in de volgorde waarin mensen ze willen
De beller herkennen aan het nummer
Eén zoekopdracht op het binnenkomende nummer, voordat de agent iets zegt. Al het andere op deze pagina bestaat om die ene aanroep betrouwbaar te maken.
De openstaande deal of ticket lezen
Zodat de openingszin kan verwijzen naar de vermoedelijke reden van het gesprek, in plaats van de beller te vragen die uit te leggen.
De uitkomst op de tijdlijn zetten
Weggeschreven nadat de beller heeft opgehangen. Niemand heeft ooit aan de lijn gewacht om een CRM een schrijfactie te horen bevestigen.
Een deal aanmaken of bijwerken
Alleen als het gesprek er echt een heeft opgeleverd, en alleen met velden die de agent niet had kunnen verzinnen.
De beperking die pijn doet
Zoeken is het plafond, niet je belvolume
Een private app van HubSpot krijgt op Professional en Enterprise 190 verzoeken per tien seconden, en dat klinkt als meer dan welke telefoonlijn ook kan gebruiken. Een beller opzoeken gaat niet van dat budget af. Een contact zoeken op telefoonnummer is een zoekopdracht, en zoek-endpoints zijn apart en veel strenger begrensd op vijf verzoeken per seconde per account. Die limiet geldt voor alle koppelingen op dat account samen, dus het getal waarop je moet plannen is niet je belvolume. Het is je belvolume plus alles wat al in HubSpot zoekt.
Daarom wordt het opzoeken gecachet, en staat die cache op het nummer en niet op het contact.
Getallen
- Pieklimiet
- 190 verzoeken / 10s per private app
- Zoek-endpoints
- 5 verzoeken / seconde per account
- Daglimiet
- 625.000 (Pro) of 1.000.000 (Enterprise), gedeeld over apps
- Onze tool call
- 30s, één poging
In de praktijk
Een herkend gesprek, van begin tot eind
inbound +31612345678 t+0.00s
[norm] genormaliseerd → 612345678 t+0.00s
[cache] misser t+0.01s
[hs] POST /crm/v3/objects/contacts/search
filter: phone CONTAINS 612345678
[hs] 200 · 1 resultaat · 340ms t+0.35s
[cache] opgeslagen · ttl 4u t+0.35s
[agent] "Goedemiddag, meneer De Vries." t+0.41s
zoekbudget gebruikt 1 van 5 per seconde
de beller hoorde niets vóór de begroetingWat we bouwen
Eén endpoint, twee routes
De leesroute beantwoordt de tool call: hij normaliseert het nummer, kijkt in de cache, zoekt alleen bij een misser in HubSpot, en geeft een kort antwoord terug dat het model kan uitspreken. De schrijfroute houdt het gesprek nooit op. Uitkomsten gaan in een wachtrij en worden weggeschreven nadat de beller heeft opgehangen, want niemand heeft ooit aan de lijn gewacht om een CRM een schrijfactie te horen bevestigen.
{
"found": true,
"say": "meneer De Vries, van De Vries Installatie",
"open_deal": "offerte warmtepomp, verstuurd 6 augustus",
"last_contact": "acht dagen geleden"
}
// Vier velden, allemaal uitspreekbaar. Niet het contactobject:
// een model dat veertig velden krijgt, leest er één van voor.Wat we van je nodig hebben
Vier dingen, en met alle vier gaat het eerste gesprek sneller
Een private-app-token
Met leesrechten op contacten en deals, en schrijfrechten op engagements als wij het gesprek vastleggen. Een private app en niet iemands persoonlijke sleutel, zodat hij blijft werken als die persoon vertrekt.
Welk veld het telefoonnummer bevat
De meeste portalen hebben er meerdere, en het veld dat mensen echt invullen is zelden het veld dat phone heet. Dat controleren we voordat we een regel code schrijven.
Wie er nog meer in dit portaal zoekt
Die vijf per seconde deel je met het hele account. Gebruikt een datawarehouse-synchronisatie er al vier, dan ontwerpen we op één.
Waar het gesprek moet landen
Op het contact, op de deal, of op allebei. Het klinkt als een detail en het bepaalt wat je salesteam maandag ziet.
Wat we het eerst gevraagd krijgen
Is er een kant-en-klare HubSpot-koppeling?
Nee. Er is een tool-contract. Je agent roept een tool aan, wij posten naar een endpoint dat van jou is, en dat endpoint praat met HubSpot via jouw private-app-token. Dat endpoint bouwen we samen met je, of je bouwt het zelf op onze API.
Waar staat mijn HubSpot-token?
In jouw omgeving. VoiceDock post naar een URL die van jou is en bewaart nooit een HubSpot-inloggegeven.
Wat gebeurt er als de beller niet in HubSpot staat?
De agent krijgt te horen dat het opzoeken niets opleverde en begroet hem als nieuwe beller. Hij gokt niet en leest geen bijna-treffer voor, want een verkeerde naam in de eerste zin kost meer dan helemaal geen naam.
Kan de agent tijdens het gesprek een deal wegschrijven?
Dat kan, en meestal moet je het niet doen. Schrijven tijdens het gesprek kost vertraging die de beller hoort, voor een resultaat dat hij niet ziet. De uitzondering is een schrijfactie die hij hardop bevestigd wil horen, zoals een ingeplande afspraak.
Dieper graven
De twee artikelen onder deze pagina
Dertig seconden, één poging
Waarom een tool call één poging krijgt, welke zoekopdrachten een gesprek mogen ophouden, en wat de agent zegt terwijl hij wacht.
Dertig seconden, één pogingWeten wie er belt voordat hij het zegt
Het nummer komt binnen in E.164 en je CRM bevat zes andere vormen. Normaliseren, cachen en gedeelde nummers.
Weten wie er belt voordat hij het zegtKom maar met de lastige
Stuur het systeem, de API-documentatie en één gesprek dat je wilt automatiseren. Tijdens de kennismaking zeggen we of het zware deel de code is of de inrichting, en welke van de twee de datum bepaalt.