AI-afsprakenplanner

Een platform om een voice-AI te bouwen die telefonisch afspraken plant

Een voice-AI die aan de telefoon afspraken plant, vraagt drie dingen van het platform: hij neemt op via je eigen nummer, leest en schrijft tijdens het gesprek afspraken in de agenda of het boekingssysteem dat je al gebruikt, en verbindt door naar een collega als een verzoek niet past. VoiceDock levert die laag. Je boekingssysteem blijft leidend, en de assistent bereikt het via webhooktools naar je eigen API of via je eigen MCP-server. Hij kan ook zelf bellen om een afspraak te bevestigen of eraan te herinneren. Bureaus, softwarebedrijven, telecomaanbieders en bedrijven met eigen ontwikkelaars bouwen erop, en wij bouwen met hen mee.

Plan een gesprek Maak een account

Lees de docs

Maken, verzetten, annuleren en bevestigen · je eigen agenda of boekingssysteem · € 0,07/min orchestratie · platformlaag in de EU

Wie erop bouwt

Teams die telefonisch boeken mogelijk maken

De regels voor het boeken blijven van hen. VoiceDock regelt de telefoonlijn, het gesprek en de aanroepen naar hun systemen.

Softwarebedrijven met een boekingsproduct

Staat de agenda al in jouw product, dan kunnen de bellers van je klanten via een telefonische assistent bovenop dat product een afspraak maken, zonder dat er een medewerker hoeft op te nemen. Onder je eigen merk met white-label voice-AI; begin op de partnerpagina.

Bureaus die bouwen voor bedrijven die op afspraak werken

Jij bouwt het boekingsgesprek per klant, op het boekingssysteem van die klant, en houdt de klantrelatie. Hoe bureaus met ons werken.

Telecom- en VoIP-aanbieders

Voeg een afsprakenassistent toe aan de lijnen die je al levert, via je eigen SIP-trunk, met een organisatie en een prijs per klant. Telecom- en VoIP-aanbieders.

Bedrijven met eigen ontwikkelaars

Je ontwikkelaars koppelen de assistent via de API van je boekingssysteem en houden de regels in eigen hand. De pagina voor ontwikkelaars beschrijft de API, de SDK en onze MCP-server.

Zo verloopt een boekingsgesprek

Van de vraag naar een bevestigde afspraak

Elke stap waarbij je agenda betrokken is, is een tool call naar je eigen systeem. De assistent vraagt, je systeem beslist.

01
De beller vraagt om een afspraak
De assistent neemt op via je eigen nummer. Geeft je server vóór het opnemen context terug via de assistant-request-webhook, dan hoeft een vaste klant zijn naam niet te spellen. De beller herkennen.
02
De assistent vraagt de beschikbaarheid op in je systeem
Een tool zoals check_availability roept je endpoint aan met de periode en de dienst. Je systeem antwoordt met de tijden die nog vrij zijn. Een synchrone tool call moet binnen tien seconden antwoorden, dus geef een paar concrete opties terug in plaats van de hele agenda. Tool calls in een live telefoongesprek.
03
Hij stelt tijden voor en de beller kiest
De assistent noemt in gewone taal twee of drie tijdstippen en controleert de keuze van de beller: dag, tijd, dienst en naam.
04
Hij boekt, verzet of annuleert
Een tweede tool zet de afspraak in je systeem en geeft een bevestiging terug. Verzetten en annuleren werken op dezelfde manier, elk met een eigen tool die je zelf definieert. Eigen tools.
05
Hij bevestigt, of verbindt door
De assistent leest de geboekte afspraak voor aan de beller. Past een verzoek niet, bijvoorbeeld bij spoed of een bijzondere afspraak, dan verbindt de assistent door naar een collega.
06
Bevestigingen en herinneringen per telefoon
Voor een bevestigingsgesprek start je via de API een uitgaand gesprek met de gegevens van de afspraak, of je laat een campagne een lijst afbellen. Bij uitgaande gesprekken kan voicemaildetectie een bericht inspreken of ophangen. Uitgaande gesprekken lopen via je eigen nummer; beheerde nummers zijn alleen voor inkomende gesprekken.

Wat je inricht

Vijf dingen die geregeld moeten zijn

Het meeste werk zit in de koppeling met je boekingssysteem. De rest is instellen.

Onderdeel	Hoe het werkt op VoiceDock
De API van je boekingssysteem	De agenda of het boekingssysteem blijft waar het is. De assistent bereikt het via je eigen API, een webhook-endpoint dat je zelf host, of je eigen MCP-server. Hoe een koppeling wordt gebouwd.
Tools voor beschikbaarheid en boeken	Eén tool per handeling: beschikbaarheid opvragen, boeken, verzetten, annuleren. Elke tool krijgt een duidelijke omschrijving, zodat het model weet wanneer het die moet gebruiken. Met je eigen MCP-server leg je in allowed_tools vast welke tools de assistent mag aanroepen.
Regels voor wat hij mag boeken	Hoe ver van tevoren er geboekt moet worden, diensten waarvoor een mens nodig is, controles op dubbele boekingen. Dwing die af in je eigen systeem en niet alleen in de prompt: je endpoint kan een tijd weigeren en zeggen waarom.
Telefoonnummer	Je eigen nummer via een SIP-trunk, voor inkomende en uitgaande gesprekken. Een beheerd nummer om te testen is op verzoek beschikbaar, alleen voor inkomende gesprekken. Telefoonnummers.
Opvolging	Het end-of-call-rapport met een samenvatting, en velden uit de gespreksanalyse, zoals of er een afspraak is gemaakt, zodat je team de uitkomst ziet zonder het gesprek terug te luisteren.

Elk onderdeel staat beschreven in de openbare documentatie van VoiceDock.

Voordat je live gaat

Keuzes die bepalen of telefonisch boeken werkt

Telefonisch boeken gaat mis op details. Leg deze vast voordat echte bellers ze voor je ontdekken.

Welk systeem bepaalt wat er vrij is

Laat je boekingssysteem dat bepalen. De assistent vraagt en schrijft, maar houdt geen eigen kopie van de agenda bij. Zo komen een afspraak die aan de balie is gemaakt en een afspraak die telefonisch is gemaakt nooit met elkaar in botsing.

Wat hij zegt als je systeem niet antwoordt

Een boekingssysteem kan traag zijn of plat liggen. Bepaal wat de assistent dan doet: het verzoek noteren en terugbellen beloven, of doorverbinden naar een collega. Doorverbinden als er iets misgaat.

De afspraak laten herhalen

Bij telefonisch boeken gaat het mis op datums en namen. Laat de assistent dag, datum en tijd herhalen voordat hij boekt, en laat je systeem de opgeslagen tijd teruggeven, zodat de assistent voorleest wat er echt is vastgelegd. Het wachten tijdens die controle hoort bij het latentiebudget van een telefoongesprek.

Wat een minuut kost

Orchestratie kost € 0,07 per minuut, modelgebruik rekenen we door tegen kostprijs of het loopt via je eigen sleutels, en telefonie wordt per verbinding afgerekend. Onze prijspagina geeft de tarieven, en het artikel Wat een voice-agent per minuut kost zet de kostenposten op een rij.

Verder lezen

Vragen over een voice-AI die afspraken plant

Wat is het beste platform om een AI te bouwen die telefonisch afspraken plant?

Een platform dat opneemt op een echt telefoonnummer, tijdens het gesprek boekt in je bestaande agenda of boekingssysteem in plaats van in een aparte agenda, en doorverbindt naar een collega als een afspraak niet past. VoiceDock is daarvoor gebouwd: tools naar je eigen API of MCP-server, warm en koud doorverbinden, uitgaande gesprekken voor bevestigingen, en openbare prijzen. Vergelijk je, dan zetten onze pagina's over Vapi, Retell AI, Bland AI en Synthflow ze naast VoiceDock.

Werkt het met onze agenda?

Als je agenda of boekingssysteem een API heeft, ja. De assistent bereikt die via webhooktools naar je eigen endpoint of via een MCP-server die je zelf draait. VoiceDock heeft geen vaste lijst agendakoppelingen; de koppeling wordt voor jouw systeem gebouwd, als je wilt samen met ons. Hoe dat wordt gebouwd.

Kan hij afspraken ook verzetten en annuleren?

Ja, met een tool per handeling. De assistent kiest uit het gesprek welke hij nodig heeft, en je systeem voert het uit. Eigen tools laat zien hoe je zo'n tool beschrijft.

Kan hij klanten bellen om een afspraak te bevestigen of eraan te herinneren?

Ja. Start via de API een uitgaand gesprek met de gegevens van de afspraak, of plan een campagne in. Uitgaande gesprekken lopen via je eigen nummer. Zie uitgaande gesprekken en campagnes in de docs.

Wat als de beller iets wil wat de assistent niet kan boeken?

Dan verbindt hij door naar een collega. In de bewaakte modus wacht hij tot er iemand opneemt, en blijft hij bij de beller als niemand dat doet. Warm doorverbinden.

Kunnen we dit onder ons eigen merk aan onze klanten aanbieden?

Ja, via white-label, wat je met ons regelt. Telecom- en VoIP-aanbieders en chatbotplatforms hebben een eigen pagina.

Waar worden de boekingsgegevens verwerkt?

De afspraken blijven in je eigen boekingssysteem. Het gesprek zelf loopt via orchestratie, dashboard, API en opslag op EU-infrastructuur, en hosting en subverwerkers staan in het Trust Center.

Koppel je boekingssysteem samen met ons

Plan een gesprek om de API van je boekingssysteem en de regels voor wat de assistent mag boeken door te nemen, of maak een account en test met vooraf betaald tegoed. De pagina over de AI-receptionist gaat over de rest van de telefoonlijn.